上海师范大学天华学院科研项目档案管理办法(试行)

发布者:文明办发布时间:2015-11-30浏览次数:62

第一章总则

第一条为实现学院科技管理工作的规范化,加强对科研项目档案的管理和监督,规范科研活动,充分发挥科研档案的作用,依据国家科学技术委员会、国家档案局颁发的《科学技术研究档案管理暂行规定》的要求,制定本办法。

第二条本办法规定了科研档案工作的基本原则、文件材料的形成要求、归档要求以及科研档案的开发利用等要求,后附归档范围及保管期限表。

第三条本办法所指的科研档案是指凡是学院在科学技术研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、电子文件和声像等不同载体和形式的原始记录。

第四条 科研档案工作的基本原则:学院统一领导、院档案室负责档案的整理与维护,科研处负责收集管理,各系(部)科研项目负责人负责整理和归档。

第五条科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,实行“三纳入”和“四同步”管理。

“三纳入”即纳入学院科研计划和规划;纳入科研管理的各项规章制度;纳入有关人员(包括科研、科研管理、兼职科研档案管理等人员)的职责范围,与计划管理、课题管理、成果管理工作紧密结合,作为考核科研工作质量和管理水平的依据之一。

“四同步”即下达科研任务与提出科研文件材料的归档要求同步;检查科研计划进度与检查科研文件材料形成积累情况同步;评审、鉴定、验收科研成果与审查、鉴定、验收科研档案材料同步;科研成果上报登记、申请奖励等与科研档案归档同步。

第二章科研档案机构及其职责

第六条学院科研处和各科研课题组共同构成学院档案工作系统,互相配合完成学院科研档案工作任务。

第七条学院科研处是学院科研档案工作的职能管理部门,随时了解、督促、检查、指导有关课题组和科研档案兼职人员做好科研档案的形成、积累与立卷归档工作,保存和提供利用学院的科研档案。

第八条各课题组要把科研档案工作列为科研工作的重要组成部分,在项目立项、验收、鉴定、报奖等各阶段完成档案归档要求;科研项目负责人分管本项目的科研档案工作,每个项目或课题组需设置一名兼职档案员,负责科研项目及文件材料的收集、积累、立卷与归档工作。

第九条各课题组要把科研档案工作列入本课题组的发展计划,在人员配备和工作条件上给予保证,使得本课题组上报归档的科研文件材料等达到学院的归档要求。

第三章 科研文件材料的形成

第十条科研项目档案的管理作为学院档案管理的重要组成部分,随着科研项目的发展与深入,逐步形成科研项目库,构成科研项目管理重要环节。

第十一条各科研项目组是学院科研档案形成的主要来源,要根据科研文件材料的形成、积累、整理和归档的有关规定,确保每一项科研活动归档文件材料的完整、准确、系统。

(一)各科研项目组从科研立项起,项目负责人要负责本课题的科研档案工作,确定一名临时兼职档案员(文件资料保管员),负责收集、保管与整理科研过程中形成的全部文件材料。

(二)各项目组所有工作人员在工作中要根据工作的需要,按照归档的要求随时形成和积累各种载体和形式的文件材料,并及时向本课题组兼职档案员移交。

(三)课题组兼职档案员对本课题组科研档案进行收集整理,并及时到科研处审核后,到学院档案进行归档。各课题组随时接受档案室对文件材料形成质量和积累情况的监督检查。

(四)课题组在课题完成准备申请鉴定或交付之前,兼职档案员要将已经积累的全部材料送学院档案馆交有关人员审查,合格后,方可申请鉴定或结题。

(五)项目鉴定时通知档案室派人参加资料审查组。

第十二条各承担项目课题组要按照科研工作程序收集好科研文件材料,分为科研综合、科研准备、研究实验、鉴定验收、申报奖励、推广应用等方面不同载体的文件材料;与其他单位协作完成的课题,只收集作为主持单位完成部分的一整套文件材料及鉴定验收材料。具体归档范围见附件。

第十三条科研档案按以下要求形成:

(一)所有与科研工作有关的人员在工作中按照科研工作的具体要求,及时编写文件,并严格履行审批手续,签字负责,保证文件形成时的齐全、完整、准确。

(二)科研项目以科研合同作为项目档案归档区分条件,各课题组应按照“一个项目、一套档案”的方式进行归档。

(二)归档范围内的文件材料的载体和记录材料应符合耐久性要求,不能使用热敏纸;不能使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写文件;计算机输出文件必须使用优质色带或激光打印;电子文件载体(磁盘或光盘)使用优质产品。

(三)归档范围内的纸质文件材料统一使用A4标准纸(图纸除外)。

(四)底图以张为单位单独存放。

(五)对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的小字条等,要进行加边、修补和裱糊;拆除长期和永久性文件材料上的金属物。

(六)图纸按A4规格叠成规范形式,图名、图签折在外面。

(七)文中密不可分的插图、照片应贴是在文字材料内;附图册、表册、照片应附在文字材料之后,组成一体。

(八)磁盘、光盘、录像带、录音带等要有标签写明说明词,包括时间、地点、人物、事件等。

第四章科研文件材料的归档要求

第十四条课题组兼职档案员,按照归档范围在每年的3月、6月、9月、12月的第二周将上一季度科研管理类文件材料经整理、立卷后归至学院档案室。

第十五条对完成项目申请成果鉴定、产品鉴定或交付时,将由科研处有关人员要求课题组将全部档案材料送档案室进行审查,未经档案馆审查合格的项目,不能给予办理鉴定手续,更不能组织鉴定。对已获得奖励或正在上报的科研成果,如检查发现其档案不符合要求,档案室有权建议延迟或撤消该项成果的申报与奖励。

第十六条科研处有关人员负责提醒项目组通知档案室派人参加鉴定会,并作为资料审查组成员,与鉴定委员会成员和科研技处成果管理人员共同审查鉴定材料。

第十七条科研项目文件材料由项目组负责,在项目鉴定或产品交付后一个月内由兼职档案员按归档范围整理、立卷后全部移交给档案室;研究周期长的项目,可分阶段归档。到学院档案室归档的科研文件材料必须是原件(定稿),根据需要可复制若干份。到学院科研归档的科研文件材料如无原件,可以采用复印件归档,但需要注明为复印件。

几个单位协作的科研项目归档可按有关规定或协议立卷归档。如确系涉及协作单位或该单位科技人员的合法权益,应在协议书或委托书中明确科研文件材料归档和归属。

第十八条教师发表的专著、论文及学术会议材料由系(部)兼职档案员或本人随时向院档案馆归档,归入业绩类档案统一进行管理与利用。

第十九条各类档案向学院档案室移交时,由学院档案室开付移交清单一式两份,双方签字后各执一份存查。学院档案室对接收进库的科研档案统一进行分类编号、编目、排架、保管、统计、鉴定、销毁。密级:科研文件材料的密级及保密期限由课题组及有关人员在归档时提出建议。

第五章科研档案的开发利用

第二十条各课题组要充分开发、利用档案资源,学院科技档案面向学院科技人员服务。

第二十一条对于国防建设项目、重大项目、涉及知识产权、以及项目负责人要求技术保密的科研档案,按照保密原则不得随意借阅、复制。借阅需经课题(项目)负责人签字同意后方可进行。外单位借阅须经课题组负责人、科研处同意并签字后方可进行。必要时上报学院保密委员会批准。

第六章附则

第二十二条本制度适用于学院有科学研究、技术开发、成果转化项目的所有项目。

第二十三条本办法由学院科研处与院档案室负责解释。

第二十四条 本制度自公布之日起实施。


附件1:上海师范大学天华学院科研类档案归档范围及保管期限表

附件2:上海师范大学天华院科研项目立卷归档的资料要求

上海师范大学天华学院

二○一一年十月二十八日