为进一步强化学院保密工作管理，根据上级关于加强保密工作的有关文件精神，特制定本制度。
(一)组织机构
学校设立校保密委员会，由常务副院长任主任，有关部门负责人为成员，负责全校的保密工作，并设专职保密干部负责日常工作；各处室指定1名兼职人员负责本部门的保密工作及文件管理。人员如有变动，要及时调整补充，保证组织机构健全。
(二)宣传教育
采取多种形式和方法，及时传达学习上级有关保密工作的会议和文件精神，认真学习保密法律、法规和相关知识，积极参加上级保密部门组织的各项活动，不断提高全校教职工遵守保密纪律、做好保密工作的自觉性。
(三)档案保密室管理规定
1、档案室是学院办公室核心部门之一，负责管理全校所有文件、机要件、档案材料等。档案保密室的工作人员由政治思想可靠、工作责任心强、熟悉 保密业务的党员干部专职担任。其职责是负责接收和管理上级机关下发的各类文件；分发本校各种文件、资料；处理有关单位和部门呈报的各种报批文件；以及负责 对各类文件的催办、督办等项工作。
2、档案室的工作人员，要认真学习《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》等有关法律，认真贯彻执行和自觉遵守各项保密规定，严守国家秘密，维护党和国家的安全与利益。负责检查和督促本校保密制度的落实，杜绝各种泄密现象。
3、对上级机关下发的文件，以及本校发出和内部运转的文件要进行登记、编号、填写文件处理单，根据领导批示进行处理。对于文件的分发、投递、传阅、承办、督办、借阅、清退、保管、归档、移交、销毁等，要严格执行保密制度，按规定程序办理，履行签字手续。
4、保密文件与普通文件要分开传送和保管。保密件的传送必须通过机要部门，不准通过普通邮政传送保密件，必要时保密文件派专人专送。
5、学院领导和干部外出开会带回来的文件，应及时交学院办公室档案室进行登记和保管。干部调动时，人事部门必须及时通知保密工作人员负责督促清理有关文件、资料，登记并移交给档案保密室保管。
6、凡属机要文件，必须按文件规定的阅读范围和主管领导同志的批示意见组织阅读、办理，不得擅自扩大阅读范围，不得向阅读范围以外的人泄密。
7、所有文件，原则上应在办公室内阅读，不得携带出办公室。文件外借须经批准，办理借阅手续，并按期归还。绝密件不得外借和摘抄，机密、秘密文件如确因工作需要外借的，须经主管校领导或办公室主任批准。
8、凡秘密文件，一般不得自行翻印、复印和传抄。确因工作需要复印的，须经主管校领导或办公室主任批准。复印的文件应视同原件一律严格管理，履行登记、清退、销毁等手续。
9、机要秘书送阅文件，应附上传阅单、标注文号、份数。凡不需要具体办理的文件，由机要秘书送给校领导阅示。已阅文的校领导应在阅文上签上自己 的名字和日期。处级及处以下干部原则上到机要保密室阅文。需要送给校领导和各处室阅办的文件，要及时催阅、催办，及时收回并做出清点。传阅的绝密、机密文 件一般不留在个人手中过夜，当天退回档案保密室。
10、各处、室、部要指定1名兼职人员，负责管理本处室的文件、资料。对校档案保密室所发的文件、资料要进行登记，负责本处室领导和干部的文件 传阅。凡是校档案保密室已发给各处、室、部的文件，一般不再办理借阅。秘密级以上的文件每学期末退档案保密室统一销毁，需要留存的文件应装订成册，妥善保 管。对以本处室名义形成的具有保存价值的文件材料，年终要立卷归档。
11、档案保密室建立文件定期清查制度。每年寒、暑假前清理一次，发现丢失秘密文件的，应立即报告办公室主任及主管领导，并对有关责任人进行查处。
12、销毁秘密文件，必须造册登记并经校保密委员会批准，由二人监销。送市保密局指定的造纸厂销毁文件，要派保密员护送，现场监销。不能将内部文件、资料和内部刊物向废品收购站出售。
13、档案保密人员每年要对执行保密规定的情况进行检查，并将保密制度执行情况向办公室主任和主管校领导汇报，写出专题总结。
(四)密件管理
1、校档案室、财务处等保密要害部门，要配备保密安全防范设施，一般应有铁门、保险柜、铁窗等，提高安全防范能力。
2、保密员对各种秘密以上等级的文件、资料、刊物等，要做好登记、送阅、归档、保管、清退等工作。
3、有关人员外出参加各种会议带回的密件，在向有关领导汇报、承办完后，要如数送交校档案保密室登记、管理或按规定销毁，不得个人存放。
4、校保密委员会要不定期组织保密工作检查，各处、室、部要经常做好自查工作。
(五)保密守则
不该说的机密，绝对不说；不该问的机密，绝对不问；不该看的机密绝对不看；不该记录的机密，绝不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中 涉及机密；不在不利于保密的地方存放机密的文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局办理秘密事项；不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论秘密；不携带密级材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
上海师范大学天华学院
文印室保密安全制度
一、学习国家有关保密工作的文件和规定，提高保密意识，遵守《保密法》。
二、有密级的文件、资料的制作、复制按有关规定进行，不准复制、摘抄的文件、资料一律不准复制、摘抄，涉密文件的接收、传递需交接到位（签收制度），以防泄密，工作中产生的废纸应按规定妥善处理。
三、文印人员要严格执行保密制度，遵守保密纪律。工作人员应有注意保密的良好习惯，不该看的不看，不该说的不说，不该问的不问。
四、为保证文印室正常工作，涉及密级文件、资料和考试试卷，复制、装订和印发时，非文印室工作人员不得进入文印室。
五、对各处室复印的内容，不能外泄，一定要做到保密。
六、文印各种文件、汇报材料等要经职能部门审核，由主管领导签字后方可进行。
七、文印室内不准吸烟，室内的文印设备、材料等，未经文印室工作人员允许和指导，不得擅自操作和使用。
八、工作人员离开文印室应随手关好门、窗，切断电源，做好防窃和防火工作，发现隐患，应及时采取措施，并向部门负责人报告。
九、本部门负责人负领导责任，文印室工作人员是保密安全责任人。
十、本制度于2006年11月制订实施。
上海师范大学天华学院教务处
2006年11月